Configurando os Parâmetros Gerais 


Nos parâmetros gerais é possível efetuar configurações que serão utilizados em todo o sistema. Para alterar essas configurações, acesse este link ou clique no menu localizado no canto superior direito, onde também é exibido o nome da sua empresa. Em seguida, selecione a opção “Configurações” e, na aba “Geral”, selecione a opção “Parâmetros Gerais”.

Aqui, três abas definirão informações importantes para o uso do Procedo: 


Geral


Defina os dados básicos da sua empresa preenchendo os campos Razão Social, Nome Fantasia, CNPJ, Inscrição estadual e Filial Principal.

  • Cadastros Públicos: define se, no cadastro de Contatos ou Oportunidades, o campo virá, por padrão, preenchido automaticamente.
  • Serviços/Produtos: 
    • Bloqueia preço mínimo do Serviço/Produto: com esse campo marcado como sim, não será possível vender os produtos/serviços com valor abaixo do preço mínimo configurado na tabela de preço.
  • Contato sem interação: para controlar os Contatos sem nenhum registro de histórico, ou seja, para os quais a sua equipe não está despendendo atenção, defina o número de dias sem interações, a situação na qual o cadastro deverá estar para ser verificado e em qual situação ele deve ficar para aparecer no indicador de Contato: . 
  • Indicadores CRM: aqui, você definirá o intervalo de dias que será considerado nos indicadores do Dashboard.
  • Oportunidade: com a opção “Por nome” marcada, as oportunidades cadastradas terão um campo aberto onde o usuário poderá digitar o nome que desejar. Já com a opção “Por linha de produto”, o usuário marcará algumas linhas de produtos que irão formar o nome da oportunidade.


Contato


  • Permite CNPJ/CPF duplicado e Permite IE/RG duplicado: nesses dois campos, é possível escolher entre sim, não e alerta. A opção alerta exibirá uma mensagem para o usuário confirmar se realmente deseja prosseguir com o cadastro de um contato que tenha o CNPJ/CPF ou IE/RG duplicada.
  • CNPJ/CPF obrigatório no Prospect/Cliente: nesse campo é possível escolher entre sim, não e somente oportunidade. A opção somente oportunidade torna o CNPJ/CPF obrigatório no prospect somente ao tentar vincular uma oportunidade com o seu cadastro.
  • E-mail NF-e obrigatório: escolha se será obrigatório ou não no cadastro do Contato.
  • Duplicidade Contatos: escolha quais campos o sistema utilizará para diferenciar cadastros duplicados.
  • Impede a criação de contatos na oportunidade de venda e projeto?: é possível criar novos contatos diretamente do cadastro de Oportunidades e Projetos. Esta opção bloqueia esta função.
  • Permite o cadastro de Pessoas com o mesmo e-mail: esta opção possibilita ou bloqueia os cadastros Pessoas com o mesmo e-mail.  


Numeração


Nessa aba é possível configurar manualmente qual será o código utilizado no cadastro da cotação, oportunidade ou projeto. Se preferir que o próprio sistema gerencie esses códigos mantenha os campos com o número zero.




Configurando Modelos de Documentos


Utilizando um Modelo de Documento você pode gerar um arquivo no formato PDF ou DOCX de uma cotação com todos os dados preenchidos automaticamente (como, por exemplo, o nome do cliente, endereço, valores, data, entre outros campos). Dessa forma, você ganha tempo por não precisar preenchê-los manualmente, não se preocupar com erros de digitação e não ter que mantê-los arquivados em seu computador. 

Aprenda, neste artigo, como configurar modelos de documento.




Criando um Processo de Venda


O Processo de Venda, no Procedo, representa o seu Funil de Vendas, ou seja, os estágios do seu processo devem representar o caminho que seu futuro cliente deve seguir até efetivamente comprar o seu produto ou serviço. 


É possível criar estágios contendo instruções e atividades a serem seguidas em forma de “checklist”, podendo torná-las obrigatórias ou não. Dessa maneira, você pode definir padrões comerciais para seus consultores de venda, seguindo critérios que sua empresa adotar (por exemplo, venda de serviços, manutenção, consultoria, etc), evitando erros de comunicação relacionados a procedimentos a serem seguidos e ganhando tempo na implantação de novos Processos de Venda. 


Entenda como criar e configurar seu processo de venda:


Clique com o botão esquerdo no menu localizado no canto superior direito, onde também é exibido o nome da sua empresa. Selecione a opção “Configurações” e, logo abaixo do título, localize a aba “Comercial” e a opção “Processo de Venda”. Você também pode acessar este link.

  • Clique no botão , logo abaixo do título, e preencha o campo “Nome”;

  • O campo “Modelo” dispõem de processos que já vêm cadastrados na ferramenta por padrão e que você poderá utilizar como base. Caso nenhum deles atenda aos procedimentos da sua empresa, você não precisa selecionar nenhum;

  • Como esta é uma parte muito importante da parametrização da ferramenta, falaremos, abaixo, sobre os demais campos de forma detalhada;


Estágios do Processo de Venda


Os estágios são as etapas que uma oportunidade deverá percorrer para ser ganha ou perdida. Veja como cadastrar:

  • Com um processo de vendas aberto para edição, clique no botão  abaixo do título “Estágios de Venda”;

  • Uma nova janela aparecerá, preencha os campos;

  • No campo “Grupos Notificação”, você deve informar qual/quais grupos devem ser notificados quando a Oportunidade entrar neste estágio;

  • Desmarcando o campo “Exibe no gráfico?”, este estágio será omitido na tela principal do sistema, no quadro “Funil de Vendas”;

  • Preencha o campo “Narrativa” com o conceito da etapa, assim esta informação estará disponível nas oportunidades para os usuário na aba “Instruções”;

  • Após preencher os campos, clique no botão “Salvar”, e pronto!


Para editar a sequência das etapas, basta clicar nas setas  ao lado de cada estágio. 

Para editar as informações de uma etapa, clique no botão com o desenho um lápis , localizado coluna “Ações” da listagem. Em seguida, realize as alterações necessárias e clique no botão “Salvar”.


Atividades dos Estágios


As atividades das Etapas são necessárias para que os responsáveis nas oportunidades possam cumprir os procedimentos internos da sua empresa. Veja como cadastrar:

  • Com um processo de vendas aberto para edição, no painel do lado direito, clique no botão , localizado no canto superior da direita (dentro do painel);

  • Uma nova janela aparecerá. Selecione a qual estágio pertencerá essa atividade no campo “Estágio de Venda”;

  • Preencha o campo “Descrição” e marque a opção “Obrigatório” caso seja necessário que o responsável realize essa atividade, assim ele ficará impedido de avançar para a próxima etapa;

  • Marque a opção “Exige Obs.”, caso a atividade necessite de alguma informação adicional que você julgue necessário. Assim, quando o usuário marcar essa atividade como realizada, o mesmo será obrigado a preencher um observação e ficará impedido de avançar caso não realize a descrição;

  • Preencha o campo “Narrativa” com o objetivo dessa atividade. Essa informação ficará disponível nas oportunidades através da aba “Instruções” e ajudará sua equipe a entender aquela atividade;

  • Após preenchido o formulário, clique no botão.


Para alterar a sequência de uma atividade, siga o mesmo procedimento que vimos nas etapas, clicando nas setas que estão à frente de cada atividade. Para modificar as atividade de outra etapa, selecione a etapa no campo “Estágios  de Venda”.


Para editar as informações de uma atividade, o processo é semelhante ao cadastro, porém, ao invés de clicar no botão “+”, na listagem clique no botão , localizado coluna “Ações”, em seguida realize as alterações necessárias e clique no botão “Salvar”.


Notificações


No processo de vendas, é possível configurar notificações para que ao “Vencer” e/ou “Perder” qualquer oportunidade, os usuários recebam notificações. Veja como configurar:


  • Com um processo de vendas aberto para edição, localize mais abaixo do formulário a seção “Notificações”;

  • Selecione, no campo “Quando vencer”, os grupos de usuários que serão notificados, quando uma oportunidade for encerrada como “Vencida”. Faça o mesmo no campo “Quando perder”;

  • Em seguida, clique no botão .


Você pode selecionar um ou mais grupos. Não é necessário que os dois campos sejam preenchidos. Você pode ter notificações só quando “Vencer” ou só quando “Perder”.


Para quais Grupos de Usuário este Processo de Venda estará disponível?


É possível configurar os processos de maneira que fiquem disponíveis apenas a determinados Grupos de Usuários. Com um processo de vendas aberto para edição, selecione todos os grupos que terão acesso a este processo e clique no botão .





Definindo motivos de perda de oportunidades


Os motivos de perda de oportunidades indicam as razões pelas quais uma venda não se concretiza. Você poderá analisar esta informação através de relatórios que podem ser retirados pelo sistema e poderão indicar gargalos do seu processo de venda e/ou do seu time.


Veja, abaixo, como cadastrar motivos de perda de oportunidades:


Acesse este link ou, no canto superior direito, onde também é exibido seu nome, acesse o menu de “Configurações”. Na aba “Comercial”, clique na opção “Motivo Perda Oportunidade”;

  • Clique em e preencha o campo “Descrição”;

  • Em seguida, clique em .



Mais uma etapa concluída! Sem desânimo e sem preguiça, vamos continuar!