Configurando Grupos de Aprovação – Clientes e Cotações


Para que se tenha um controle maior sobre os cadastros de novos clientes ou cotações, é possível criar grupos de aprovação, nos quais as pessoas escolhidas terão que dar seu aval para que determinadas situações possam acontecer, conforme será explicado a seguir.


Para cadastrar seus grupos de aprovação:

  • Acesse este link ou, no canto superior direito, onde também é exibido seu nome, acesse o menu de “Configurações”. Na aba “Geral”, clique no botão “Grupo de Aprovação”;

  • Clique em  e dê um nome para o grupo;

  • No campo “Tipo” estarão disponíveis duas opções:

    • Cliente: esse tipo é utilizado com a finalidade de criar um fluxo de aprovação de clientes. Ao escolher essa opção, um novo campo ficará disponível, chamado “Sequência de aprovação”.
      Escolha qual sequência de aprovação esse grupo obedecerá. Podemos definir como o primeiro, por exemplo, digitando o número 1.
      A sequência é utilizada para definir o grupo de aprovação para o qual o cliente será direcionado antes de se tornar ativo.
      Selecione no campo Usuários aqueles que serão os aprovadores. Clique em .

    • Cotação: esse tipo é utilizado na criação de um fluxo de aprovação de cotações. Ao escolher essa opção, o campo “Alçada de Desconto” ficará disponível.
      Este fluxo vai ajudar sua empresa a ter um controle melhor sobre as alçadas de desconto, que definirão a porcentagem máxima de desconto que esse grupo poderá aprovar. Portanto, se o desconto não ultrapassar o limite mínimo definido, a cotação será aprovada automaticamente.
      No campo “Usuários”, escolha aqueles que farão parte desse grupo. Clique em .


No painel abaixo é explicado todo o fluxo de aprovação de cotações:


Rascunho


Quando uma cotação não é finalizada, ou seja, não tem todos os requisitos preenchidos, ela permanece na situação “Rascunho“.

Nessa situação, ainda é possível fazer alterações na cotação.

Em Aprovação


Quando na situação “Em Aprovação”, a cotação está aguardando que o aprovador com uma alçada de desconto suficiente aprove a mesma.

A partir de agora, não é possível alterar a cotação. O usuário responsável pode, no máximo, Cancelar a cotação, alterá-la e finalizá-la para novamente entrar no fluxo de aprovação.

Reprovada


Os grupos de aprovação podem reprovar uma cotação deixando-a na situação “reprovada“, porém é possível alterar a cotação e enviar novamente para aprovação.

Ativa


Quando a cotação for aprovada, ela ficará na situação “Ativa”.




Cadastrando Grupos de Clientes


É possível criar categorias para englobar seus clientes no Procedo, como por exemplo: Indústria, Comércio, Serviços.


Para criar seus Grupos de Clientes:

  • Acesse este link ou, no canto superior direito, onde também é exibido seu nome, acesse o menu de “Configurações”. Na aba “Geral”, clique em “Grupo de Cliente”.

  • Clique em ;

  • No formulário de cadastro destacamos os seguintes campos:

    • Qtd. Ref. Bancárias e Qtd. Ref. Comerciais – Definem a quantidade de referências que serão obrigatórias em “Referências Bancárias” e “Referências Comerciais” da aba “Complemento” na tela de cadastro de clientes.

  • Após preencher as opções desejadas, clique em .




Cadastrando Origens, Ramos de Atividades, Regiões e Tipos de Documentos


O conceito de Origem é utilizado para definir de onde o lead, prospect, suspect ou cliente foram captados, ou seja, qual sua procedência. Essa informação pode ser consultada posteriormente em forma de gráfico na sua Home, no painel Oportunidade por Origem.


Para cadastrar uma nova “origem”:

  • Acesse este link ou, no canto superior direito, onde também é exibido seu nome, acesse o menu de “Configurações”. Na aba “Geral”, clique no botão “Origem”;

  • Clique no botão ;

  • Na nova janela, digite o nome. Quando terminar, clique em .

 


O Ramo de Atividade é utilizado para definir a área de atuação do seu Contato, sendo um campo opcional no respectivos cadastro. Essa informação também pode ser utilizada como critério de filtro na rotina de Contato.


Para cadastrar um novo “ramo de atividade”:

  • Acesse este link ou, no canto superior direito, onde também é exibido seu nome, acesse o menu de “Configurações”. Na aba “Geral”, clique no botão “Ramo de Atividade”;

  • Clique no botão ;

  • Na nova janela, preencha o campo “Nome” e, caso queira, preencha também um Roteiro para que você possa padronizar os atendimentos aos prospects com ramos de atividade em comum; 

  • Em seguida, clique em .

 


Os cadastros de Contatos também possuem um campo chamado Região, informação que pode ser utilizada na realização de filtros na listagem desta rotina.


Para cadastrar uma “Região”:

  • Acesse este link ou, no canto superior direito, onde também é exibido seu nome, acesse o menu de “Configurações”. Na aba “Geral”, clique no botão “Região”;

  • Clique em  e preencha o campo “Nome”;

  • Selecione .

 


Ao anexar um documento no sistema, os Tipos de Documentos são as categorias que o seu arquivo pode ter. Lembre-se que o Tipo de Documento é diferente do Modelo de Documento que vimos na Etapa 2.


Para criar um “Tipo de Documento”:

  • Acesse este link ou, no canto superior direito, onde também é exibido seu nome, acesse o menu de “Configurações”. Na aba “Geral”, clique no botão “Tipo de Documento”;

  • Clique em  e preencha o campo “Nome”;

  • Selecione .




Log de Integração


Caso sua empresa tenha integração de ferramentas como Freshdesk, Clicksign, RDStation ou do seu ERP com o Procedo, através de API’s fornecidas por nós, eventuais logs de erro ficarão salvos para sua consulta.


Para localizar os Logs de Integração:

  • Acesse este link ou, no canto superior direito, onde também é exibido seu nome, acesse o menu de “Configurações”. Na aba “Segurança”, clique no botão “Log de Integração”.




Log de Atividades


Enquanto Administrador, você tem acesso à todas as atividades de todos os usuários do sistema através da rotina Log de Atividades.


Para acessar a rotina de Log de Atividades:

  • Acesse https://app.procedo.com.br/log ou, no canto superior direito, onde também é exibido seu nome, acesse o menu de “Configurações”. Na aba “Segurança”, clique no botão “Log de Atividade”;

  • Nessa tela, é possível realizar filtros utilizando os campos Tipo de atividade, o usuário específico e um limite de datas ou simplesmente deixar todos os campos em branco para ter acesso ao log completo de atividades de todos os usuários do sistema.


Tá quase acabando! Agora só falta a última etapa ;)