O Fluxo de Aprovação de Cotações ajuda sua empresa a ter um controle melhor sobre as alçadas de desconto entre os usuários e gerentes/diretores.


Para utilizar este recurso, será necessário, primeiro, configurar os grupos de aprovação. Você pode configurar quantos “níveis” de aprovação precisar. Lembre-se apenas que, uma vez que a cotação entra em aprovação, basta que o grupo que tenha alçada suficiente aprove para que a cotação vá para a situação de “Ativa”.


Caso o desconto concedido seja maior que o preço mínimo, então a cotação será aprovada automaticamente. Veja como configurar definir o valor mínimo de um Produto ou Serviço aqui.


Como cadastrar um Grupo de Aprovação de Cotações:

  1. Clique no menu localizado no canto superior direito da tela, onde também é exibido o nome da sua empresa;

  2. Clique na opção “Configurações”, e selecione a opção “Grupo de Aprovação”, ou acesse este link;
  3. Em seguida, clique no botão , localizado abaixo do título;

  4. Preencha o campo “Nome” e selecione o tipo “Cotação”, em seguida informe o percentual (alçada) máximo que esse grupo poderá aprovar;

  5. Mais abaixo, selecione os usuário que farão parte do grupo;
  6. Por último, clique no botão “Salvar”.

Nota: O maior percentual que você definir entre os grupos de aprovação será o máximo de desconto que poderá ser concedido em uma cotação.



Fluxo de aprovação

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Quando uma cotação não é finalizada, ou seja, não tem todos os requisitos preenchidos, ela permanece na situação “Rascunho“.

Nessa situação ainda é possível fazer alterações na cotação.

Se houver Grupo de Aprovação cadastrado e se o desconto concedido ultrapassar do limite mínimo permitido, então a cotação passará pela análise dos aprovadores e assumirá o status de "Em Aprovação".
Depois de passar pela triagem com a aprovação confirmada, ela recebe a situação "Ativa".

Se um usuário do Grupo de Aprovação não aceitar alguma informação da cotação, ela será identificada como "Reprovada" e deverá ser analisada pelo responsável, que fará os ajustes necessários para que, então, finalize e reinicie a triagem novamente.


E qual o limite mínimo de preço em uma cotação?

O limite mínimo de preço de uma cotação é a soma do preços mínimos de cada item. Utilizamos o conceito de "mix de produtos". Assim é possível conceder um desconto acima do normal para um item desde que os outros itens da cotação façam uma "compensação" no valor final da cotação.


Exemplo:


Tabela de preço

ItemPreço MínimoPreço Normal
ABC80,00100,00
BCA60,0090,00


Cotação

ItemQuantidadePreço informadoPreço Total
ABC5120,00600,00
BCA840,00320,00


Total
920,00


Para o exemplo acima, o valor mínimo da cotação para que não entre em aprovação é de:


ABC     5x 80,00 (preço mínimo) = 400,00

BCA     8x 60,00 (preço mínimo) = 480,00

-----------------------------------------------

Total: 880,00


Como o valor total final da cotação foi 920,00, ou seja maior que o limite de preço mínimo, então essa cotação não entrará em aprovação.  


Como são atribuídos os valores de descontos?


Os descontos podem ser atribuídos diretamente nos itens da cotação, tanto por um percentual de desconto quanto pelo valor final do produto. Também é possível atribuir os valores na cotação, seja definindo preço do produto ou o percentual de desconto sobre ele, porém nesse caso o desconto afeta a cotação inteira.

Se ao alterar o preço final do item na cotação o mesmo estiver abaixo do preço mínimo de tabela, a cotação precisará passar pelo processo de aprovação.



Parametrização dos grupos de aprovação


Nos parâmetros gerais do sistema, existe uma opção para permitir ou não que sejam vendidos produtos/serviços abaixo do preço mínimo. A menos que esse parâmetro esteja marcado como “Sim”, não será possível utilizar o recurso de Aprovação de Cotações.

Para alterar esse opção acesse:

  1. Clique no menu localizado no canto superior direito da tela, onde também é exibido o nome da sua empresa;
  2. Clique na opção “Configurações”, e selecione a opção “Parâmetros Gerais”, ou acesse este link;
  3. Localize o campo “Bloqueia preço mínimo do produto?” e marque a opção “Não”,
  4. Em seguida, clique no botão .