Uma tarefa é algo a ser realizado e que estará disponível na agenda, podendo ou não estar vinculada a:

  • um Contato; 
  • uma Oportunidade;
  • ou um Projeto.


Tipos de Tarefa

  • O Evento é uma atividade que deverá ter início e fim previamente estabelecido. A duração pode variar em horas ou dias, por padrão o formulário exibe em horas, que poderá ser alterado para dias com a opção “Dia inteiro”;
  • Já a Tarefa, possui apenas a data que deverá ser concluída.
  • Com o tipo Visita, é possível agendar visitas a seus clientes e ainda controlar quem agendou e quem realizou a mesma. Ao marcar esse tipo, os campos Data e Horário deveram ser preenchidos com a data combinada com o cliente e o campo “Referente a” passa a ser obrigatório. Observe que o “Criado por” será exibido, esse campo armazenará quem criou a visita. Essa informação é um dos indicadores no relatório de performance, que será exibido como “Agendada”.
    A Visita é definida como “Realizada” quando a tarefa for finalizada. Nesse momento um campo “Resumo” deve obrigatoriamente ser preenchido, essa informação ficará disponível no histórico da Visita.

Agora que entendemos um pouco o conceito e as diferenças, vamos fazer um cadastro?


Como cadastrar uma Tarefa?

Há diferentes formas de cadastrar, vamos às principais:


1) Pelo Dashboard:

  1. Acesse a tela principal do sistema ou clique neste link;
  2. Localize o painel do calendário e clique com o botão esquerdo do mouse em cima do dia desejado;
  3. Uma nova janela será exibida, preencha as informações que julgar necessárias, mas os campos Tipo, Assunto e Data/Hora são obrigatórios;
  4. Clique em.

Ou 

  1. Acesse a tela principal do sistema ou clique neste link;
  2. Localize o painel de tarefas, e clique com o botão esquerdo do mouse no botãolocalizado ao lado direto do título;
  3. Uma nova janela será exibida, preencha as informações que julgue necessário, mas os campos Tipo, Assunto e Data/Horá são obrigatórios;
  4. Agora, é só clicar no botão  e pronto!


2) Pelo menu "Tarefa":

  1. Acesse a rotina de “Tarefa”, no menu lateral esquerdo, ou clique neste link;
  2. Clique no botão , localizado logo abaixo do título;
  3. Uma nova janela será exibida, preencha as informações que julgue necessário, mas os campos Tipo, Assunto e Data/Horá são obrigatórios;
  4. Agora só clicar no botão “Salvar” e pronto!


3) Cadastrar um Tarefa vinculada a um registro:

  1. Acesse uma das rotinas mencionadas (Contato, Oportunidade ou Projeto);
  2. Localize um cadastro na listagem e abra-o;
  3. Nos painéis que serão exibidos do lado direito, localize a aba “Tarefas” e clique no botãolocalizado ao lado direto do título;
  4. Uma nova janela será exibida. Preencha as informações que julgue necessário, mas os campos Tipo, Assunto e Data/Horá são obrigatórios;
  5. Selecione.


4) Cadastrar uma Tarefa Avulsa vinculada a um registro:

  1. Quando estiver na etapa de preenchimento das informações dos itens 1) e 2), no campo “Referente a”, clique no desenho da lupa,
  2. Uma nova janela aparecerá. No campo “Digite sua busca”, informe parte do nome de um Contato;
  3. Clique no botão, ou pressione a tecla “enter”;
  4. Aguarde alguns instantes e, logo abaixo, será exibida uma lista com todos registros encontrados;
  5. Agora, localize na lista e clique sobre o registro desejado, a tela de consulta será fechada e o campo preenchido;
  6. Siga os passos seguintes da mesma forma que os itens 1) e 2).


Cadastro – Observação: O campo Responsável só poderá ser alterado se o perfil do usuário for supervisor/administrador ou se houver outros usuários abaixo de você na hierarquia.


Campo "Lembrete"

Os lembretes são utilizados para que o responsável pela tarefa receba uma notificação que pode ser por e-mail e/ou sistema. Para adicionar um lembrete basta escolher uma das opções no campo “Lembrete” dentro do formulário da tarefa.


Envolvidos

Você pode criar tarefas para outras pessoas ou vinculá-las a uma tarefa sua. Os envolvidos podem ser marcados de duas maneiras diferentes, através do campo “Envolvidos”:

  1. Abra uma tarefa e, durante o processo de criação, clique no campo “Envolvidos”;
  2. Você poderá buscar outros usuário pelo nome e marcar os que desejar.

Outra forma é através do Histórico, fazendo uma quando uma citação colocando o @ do usuário. Para este tipo, é necessário que a tarefa esteja criada.

Nota: Todos os usuário envolvidos serão notificados.


Tarefas simultâneas

Um problema comum nas empresas é a dificuldade de “casar” a agenda das pessoas. Então, nos casos de conflitos de agenda. um alerta será exibido.

Ao cadastrar uma tarefa do tipo “Evento” o sistema irá verificar a disponibilidade do Responsável e dos envolvidos na tarefa. Caso exista outro evento já agendado para o mesmo horário, o sistema irá exibir uma janela com os eventos conflitantes:

Atenção: Essa janela não irá impedir o cadastro do evento, ainda sim o evento poderá ser criado clicando no botão “Sim”.


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